Zmiana - zło, czy sukces organizacji?

Czynnik ludzki w procesie wdrażania systemów informatycznych i/lub informacyjnych
w znaczącym stopniu determinuje powodzenie (lub niepowodzenie) implementacji oraz pozwala na określenie szans rozwojowych tego systemu, a co za tym idzie zwiększenia efektywności działania całej organizacji w przyszłości. Z założenia system ma być niejako narzędziem wspomagającym procesy zachodzące w organizacji, a te z kolei nie istnieją bez człowieka.
Dlatego właśnie zachodzi potrzeba uwzględnienia czynnika ludzkiego już na etapie planowania systemu, a także podczas jego implementacji. Niestety obecnie projektanci systemów zapominają o tak istotnym wpływie tego czynnika, pomijając go w budowaniu systemu i planując jego wdrożenie. Tego typu zachowania często prowadzą do:

• Obniżenia efektywności działania systemu,
• Braku wykorzystania wszystkich funkcji systemu,
• Odwleczenia terminu oddania systemu do użytkowania,
• Niepowodzenia we wdrożeniu.

To tylko niektóre skutki złej diagnozy procesów zachodzących w organizacji i nie zwrócenia uwagi na wpływ czynnika ludzkiego na ich współdziałanie.
Istotnym z punktu widzenia fazy planowania systemu jest fakt, iż człowiek zawsze podchodzi sceptycznie do zmian. Dzieje się tak dlatego, iż dla człowieka:

• Zmiana to coś obcego,
• Zmiana powoduje zakłócenie rutyny i przyzwyczajenia,
• Cel zmiany nie jest jasny,
• Korzyści ze zmiany nie są współmierne do wysiłku, jaki wymaga jej wprowadzenie,
• Ludzie są zadowoleni z aktualnego stanu rzeczy,
• Zmiany nie następują, gdy ludzie myślą negatywnie,
• Podwładni nie mają szacunku do przywódcy,
• Zmiana może oznaczać czyjąś osobistą stratę,
• Zmiana wymaga osobistego zaangażowania,
• Tradycja jest hamulcem zmian.

Można skłaniać się do poglądu, iż w procesie planowania i wdrażania systemów (każdej klasy) bardzo istotnym procesem jest „zarządzanie zmianą”. Dokładniej chodzi tu
o zdefiniowanie czym jest zmiana i jaki będzie miała wpływ i znaczenie dla funkcjonowania całej organizacji w przyszłości. Niewątpliwie jest to proces trudny, gdyż jak wspomniano ludzie z założenia uważają zmianę jako „zło konieczne”, bez której z całą pewnością mogliby się obejść. Pojęcie zarządzania zmianą jest jednak głębsze i tu należy ją rozumieć jako proces dookreślenia przyczyn i skutków jej wprowadzania oraz uwypuklania roli każdego z użytkowników systemu w procesie jego implementacji.

Artykuł stanowi część cyklu poświęconego implementacji systemów informatycznych w przedsiębiorstwach.

Jack
A member of TQMgroup