Fazy wdrażania systemu

Każdy etap wdrażania systemów informacyjnych wymaga od zespołu projektowego należytej uwagi i głębokiej analizy. Proces ten dzielimy głównie na dwie fazy:
1. Faza projektowania:

1.1. Przygotowanie czynnika ludzkiego,

1.2. Zebranie informacji dotyczących realizowanych procesów,

1.3. Identyfikacja procesów,

1.4. Analiza sieci współdziałającej,

1.5. Opracowanie mapy workflow,

1.6. Reengineering wybranego procesu,

1.7. Opracowanie rozwiązań wspomagania komputerowego,

2. Faza wdrażania:

2.1. Rozpoznanie procesów zachodzących w organizacji, przypisanie i osób odpowiedzialnych,

2.2. Wybór dostawcy oprogramowania,

2.3. Weryfikację poprawności systemu obiegu dokumentów funkcjonujących u klienta,

2.4. Wprowadzenie zmian usprawniających działanie całego przedsiębiorstwa,

2.5. Przeszkolenie kadry klienta.

W fazie projektowania i przygotowania czynnika ludzkiego, wykorzystuje się szereg metod służących do głębszej analizy procesów obecnie zachodzących. Głównie odbywa się to przez warsztaty szkoleniowe, na który dookreśla się sens zachodzących zmian, określa się potrzebę przeprowadzenia wdrożenia, a także (co najważniejsze) poznaje się metody działania i przepływu procesów w organizacji. Pomocnym narzędziem tego etapu jest stosowanie wywiadów, które w większości przeprowadzane są anonimowo (by zapobiec naciskom ze strony kierownictwa) i pozwalają w pełni poznać po pierwsze obawy potencjalnych użytkowników, a po drugie dają obraz stosowanego modelu zarządzania organizacją itd. Podczas wywiadów sporządza się mapy poszczególnych procesów, które w sposób jednoznaczny (choć często jest to utrudnione) dają odpowiedź na oczekiwania odnośnie klientów, dostawców, warunków satysfakcji, a przede wszystkim przyczyn nieprawidłowości, kosztów i luk.
Co ważniejsze, nie jest istotny charakter, czy metoda przeprowadzenia tego typu badania, ale wnioski, do których dochodzi się w procesie analizy uzyskanych wyników. Błędne wnioski (lub niedokładna analiza) często prowadzą do opracowania metod, które z założenia są niemożliwe do realizacji lub znacząco rozmijają się z możliwościami organizacji.
Sytuacja wygląda podobnie w przypadku fazy samego wdrożenia systemu. Po przezwyciężeniu niechęci do zmian, należy użytkownika przyzwyczajać do każdego etapu powstającego systemu, tak, aby jego wielkość nie spowodowała obniżenia motywacji do korzystania i współdziałania z systemem. Istotną rolę odgrywa tu szczególnie kadra kierownicza. To ona jest łącznikiem między zespołem projektowym a użytkownikami (pracownikami organizacji). Dlatego właśnie jej zadaniem jest określenie celów realizowania restrukturyzacji systemu lub jego całkowicie nowej implementacji oraz dbanie o przepływ informacji.Ponadto konstrukcja takiego planu projektowania systemów nie jest przypadkowa. W ogólności ma za zadanie uświadomienie użytkownikom różnych aspektów współpracy oraz ułatwienie określenia kulturowych, organizacyjnych i technologicznych ram projektu

W artykule wykorzystano publikacje: Marek Ćwiklicki, „Podstawy systemów workflow”, wyd. Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Kraków 2006

Artykuł stanowi kontynuacje rozważań na temat jakości wdrożeń systemów informatycznych i/lub informacyjnych.

Jack
A member of TQMgroup