Idealne wdrożenie – fikcja czy realia?

Stworzenie idealnego rozwiązania systemowego jest niezwykle trudne. Po pierwsze każda organizacja jest inna i dlatego nie ma jednego trafnego rozwiązania. Jednak istnieje szereg metod uniwersalnych, które pozwalają na zwiększenie szans sukcesu przedsięwzięcia. Na początek warto zastanowić się jak powinien wyglądać idealny system. Stworzony system powinien zapewniać przede wszystkim:

• niesprzeczność (implementowane obiekty powinny działać zgodnie),
• ekonomiczność (jako ekonomiczność rozumiemy tu fakt, by koszt jego eksploatacji nie przekraczał zysków z jego użytkowania),
• prostotę,
• zwartość,
• spójność (brak konieczności wpisywania na nowo tych samych danych),
• funkcjonalność,
• bezpieczeństwo,
• odtwarzanie danych,
• testowalność (skontrolowanie systemu na znanych danych),
• zrozumiałość (ludzie nie akceptują czegoś, co jest niezrozumiałe).

Kolejny etap to przygotowanie organizacji na zmianę. Tu z kolei należy rozważyć każdy przypadek indywidualnie. Nie ma podejścia uniwersalnego, gdyż każda organizacja ma odmienną kulturę, innych pracowników, inne modele zarządzania, różne modele przepływu informacji. Można się zastanowić jak skutecznie sterować zmianą organizacyjną. Zaleca się:

• przeprowadzić diagnozę rzeczywistych potrzeb dokonania zmian,
• zapewnić poparcie kierownictwa wszystkich szczebli (kryzys w organizacji często wynika ze słabego, „narzuconego” przywództwa. Bardzo ważny jest tutaj bezpośredni kontakt z kadrą i zrozumienie jej potrzeb),
• zaprojektować każdy etap wprowadzonej zmiany (etap planowania musi być poparty kontrolą, taką która opiera się na mierzalnych kryteriach, niebezpieczne jest wdrażanie czegoś, co ma charakter zorientowany zadaniowo),
• przezwyciężać opory przeciw zmianom poprzez:

- wyznaczenie każdemu jego miejsca po wdrożeniu zmiany,

- organizowanie szkoleń,

- rozwianie aury tajemniczości,

- atmosferę współtworzenia.

W odniesieniu do organizacji zespół projektowy powinien (nie skupiając się na czynnikach czysto technicznych, informatycznych):

• określić jasne i zrozumiałe zasady wprowadzania systemu do organizacji (w odniesieniu do celów i misji),
• określić kto jest za zmianami, a kto przeciw,
• stosować czynniki motywujące (także te niematerialne),
• określić dokładne zadania (kto co ma robić po wdrożeniu).

Począwszy od etapu planowania, a skończywszy na wdrożeniu najistotniejszym czynnikiem determinującym sukces implementacji systemu jest wpływ zachowań ludzkich. Zestawienie zasad czy metod postępowania ma jedynie na celu zwrócenie uwagi zespołu na ważność tego aspektu. Postępowanie ze schematem nie zapewni w sposób stuprocentowy sukcesu, a jedynie zwiększy szansę na powodzenie przedsięwzięcia.
Obecnie uważa się, iż większość opracowanych planów obejmujących wdrożenie systemu nie jest realizowanych. Co więcej z rozpoczętych implementacji tylko niewielki procent kończy się sukcesem. Dlaczego się tak dzieje? Otóż większość błędów popełnianych jest już na etapie planowania i niedostosowania rozwiązania do organizacji. Często brakuje:

• dogłębnej analizy już istniejącego systemu,
• analizy metod podejmowania decyzji,
• zbadania modelu zarządzania,
• identyfikacji przyczyn wprowadzania zmian,
• wytłumaczenia zaistniałych zmian użytkownikom systemu,
• współpracy ze wszystkimi późniejszymi uczestnikami systemu,
• opracowania metod ciągłego usprawniania zaimplementowanego systemu.

W artykule wykorzystano publikacje: M. Ćwiklicki, "Podstawy systemów workflow", wyd. Akademii Ekonomicznej, Kraków 2006, a także: R. Tadeusiewicz, "Projektowanie systemów informacyjnych - komplet wykładów", AE w Krakowie, 2005

Jack
A member of TQMgroup